How to get organized

how to get organized

If there is one thing all of my friends would agree with it’s the fact that i am a very organised person – sometimes probably too organised. But well, we all have our good and bad things haha. Those tips on how to get organized will show you some of my favorite items I use to stay organised and some of my favorite things to do (which includes writing to-do lists of course). If you struggle to keep your appointments, tasks and maybe even your drawer organized – but really want to… continue reading ūüėČ

Wenn es eine Sache gibt bei der alle meine Freunde einer Meinung sind, dann ist das die Tatsache , dass ich eine sehr organisierte Person bin. Manchmal vielleicht sogar etwas zu organisiert ;). Haha, wir haben eben alle unsere guten und schlechten Seiten :P. Die folgenden Tipps werden euch einige meiner liebsten Dinge zeigen, die ich nutze, um so organisiert zu sein. Also: falls ihr Probleme damit habt eure Termine, Aufgaben und vielleicht sogar eure Schubladen in Ordnung zu halten – dann lest weiter ūüėČ

Clean Space

kate spade planner gold

In order to achieve a more organized life this is one of the most important things to me: keep your place organized. My workdesk is very important to me – that’s where I write and put my to-do lists on. I would suggest you to keep it simple: don’t put too many things on your desk. This will help you to get a clean look easier (less things to tidy up) and you have a better overview. I like to have different notebooks around and a planner. I most likely use stickypaper to remind myself of very important things I have to do very urgently. As soon as I have finished this urgent task I thow the sticky note away (It’s pretty handy to have¬†a bin close to¬†your desk).

Um ein geordneteres Leben zu erhalten ist es sehr wichtig seine Arbeitsfl√§che sauber und aufger√§umt zu halten. Mein Schreibtisch ist hierf√ľr sehr wichtig f√ľr mich – hier schreibe und lege ich meine To-Do Listen ab. Ich empfehle euch es schlicht zu halten: legt nicht zu viele Sachen auf euren Tisch. Dies l√§sst den Tisch zum einen sauberer aussehen und zum anderen habt ihr einen guten √úberblick. Desweiteren mag ich es meinen Planner und einige Notizb√ľcher in unmittelbarer N√§he zu haben. Ich benutze zwar sehr gerne kleinere Notizzettel, um mich an die wichtigen Dinge zu erinnern, aber es ist immer sehr hilfreich mit allen anderen Informationsquellen (z. B. Terminkalender) zu planen. Falls ihr eure Aufgabe erledigt habt, k√∂nnt ihr auch ganz einfach diese Notiz wieder wegwerfen.

Get yourself a planner (and use it)

kate spade planner

I have already mentioned this before: a planner. My planner is by Kate Spade but you can get a planner literally everywhere. We all have planners on our phone but I got to admit that I am a bigger fan of the print version. If I am in a rush or on the go I tend to write everything down onto my phone – but as soon as I am home I will add it to my Kate Spade planner immediately.¬†When I was looking for a new planner¬†I made sure that it contained a monthly overview and a weekly section. I use the monthly overview just to keep track of important appointments.¬†Let’s say there’s a wedding, football game or a birthday party – I’ll write that down (in the weekly section as well, of course). It gives you a perfect overview of what you’re doing this upcoming month. I personally use the weekly section as a to-do list.

Ein Terminplaner ist ein wahres Muss f√ľr mich. Mein Terminkalender ist von Kate Spade aber man kann einen Planner so ziemlich √ľberall erwerben. Zwar haben wir alle einen Terminkalender auf unseren Smartphones, dennoch muss ich zu geben, dass ich die Print Version immer noch bevorzuge. Wenn ich unterwegs oder im Stress bin, dann schreibe ich erstmal alles in mein Handy rein. Anschlie√üend √ľbertrage ich diese Daten dann in meinen eigentlichen Terminkalender. Eine Sache die ich sehr an dem Kate Spade Planner mag, ist die monatliche √úbersicht. So verschafft man sich eine gute Grundlage, um zu planen. Die w√∂chentlichen √úbersichten nutze ich pers√∂nlich, um meine To-Do Listen rein zu schreiben.

Plan in advance

stickers planner

The monthly overview is your best friend to keep your mind and all of your upcoming dates sorted. Write all (I mean literally all) of the dates that are coming up in into your planner – now! We all have been in the situation where we’ve forgotten about a (important) event and felt really horribly afterwards. To prevent you from that feeling and living a less stressful life: write it down and check your planner daily. It doesn’t even have to be a that big of an event, but just make sure that you think about things like “I am going to the supermarket on friday because I am¬†in town anyways”. You think practically and save time – you get what I mean. ūüėȬ†It has become such a habit to me and it’s just nice to plan everything without having stress. I mean who doesn’t love to know¬†what’s going on, right?

Die monatliche √úbersicht ist dein bester Freund, um alle anstehenden Events im √úberblick zu haben. Schreibe alle (und ich meine wirklich alle!) Termine jetzt in deinen Kalender. Wir alle haben schon mal einen wichtigen Termin vers√§umt, weil wir ihn vergessen haben. Um dieser Sache entgegenzuwirken, ist es ratsam den Terminkalender t√§glich zu nutzen und zu √ľberpr√ľfen. Es muss sich nicht mal um die mega wichtigen Termine handeln, aber einige Gedankeng√§nge wie “oh, ich bin am Freitag sowieso in der Stadt, dann kann ich danach noch die Aufgabe XY erledigen – es liegt sowieso in der N√§he”. Wenn ihr ein wenig praktisch denkt und plant k√∂nnt ihr viel Zeit einsparen und f√ľr andere Dinge nutzen.¬†

Create Lists

cute notebooks

As mentioned before I really like to create lists – all sorts of lists. If people think of lists they think of “to-do” lists at first. But believe me can have all sorts of lists. Most of the planners do have a seperate section for notes which is perfect for those kind of lists. I have a list of all my grades, online-shops I like, financial notes, planning your next holiday, and more. Those kind of lists exsit to make sure that you don’t forget certain things or keep track of them. I even like to think of tasks that I will do at a certain point. Let’s say you’re a student – which means that you don’t have a lot of time during the school year. But what about the holidays? There are a lot of tasks that will require a lot of time – so what I like to do is to write those tasks down. E.g. during my summer holiday I will sort all of my photos on my mobile phone and put them on a external harddrive (believe me, it takes ages).

Let’s just quickly tell you a little bit about my to-do lists. Like I mentioned before I always write them down in my weekly section. I try to be as realistic as possible. Be sure to calculate in more time for certain activities – we always tend to think that we can manage to do a thousend of things in one day – we can’t. If I have done a certain task I will tick it – if not, I will try to do it on the next day. But please don’t do this with all of your tasks haha – you’ll get in trouble I guess. So keep in mind to set deadlines. ūüėČ

Wie ich schon erw√§hnt habe, mag ich es Listen zu machen – alle m√∂glichen Listen. Viele Leute denken bei Listen eigentlich nur an To-Do-Lists. Allerdings kann man f√ľr so ziemlich alles Listen erstellen. Die meisten Terminkalender haben noch eine Notizen Abteilung. Hier schreibe ich meine anderen Listen rein. Die Listen handeln von Noten, Online-Shops, Finanzielle Dinge, der n√§chste Urlaub, usw. Diese Listen schreibe ich, um auf dem laufenden zu bleiben. Ebenfalls hilfreich sind Listen f√ľr einen sp√§teren Zeitpunkt. Sagen wir du bist ein Sch√ľler oder Student – dies bedeutet, dass du w√§hrend des Schuljahres nicht so viel Zeit hast. Aber was ist mit den Ferien? Es gibt viele Aufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen – genau diese Aufgaben schreibe ich auf. Solch eine Aufgabe k√∂nnte das Sortieren von Bildern sein… glaub mir, dass wird einige Zeit dauern ūüėČ

Nun kommen wir doch noch kurz zu den To-Do-Listen: wie ich vorher bereits erw√§hnt habe, schreibe ich diese in meine w√∂chentlichen Plan rein. Es empfiehlt sich so realistisch wie m√∂glich zu planen. Es ist manchmal besser mehr Zeit f√ľr bestimmte Aktivit√§ten einzuplanen – wir denken n√§mlich meistens, dass wir tausend Sachen an einem Tag schaffen k√∂nnen – tut mir leid, aber so ist’s nicht ;). Wenn ich eine Aufgabe erledigt habe, werde ich diese durchstreichen oder abhaken. Falls ich sie nicht geschafft hab, wird sie auf die To-Do-Liste f√ľr den kommenden Tag gesetzt. Das sollte man allerdings nicht mit allen Aufhaben machen haha! Denkt daran, dass ihr euch selbst Deadlines setzen m√ľsst.

Label things

folder organisation

This is probably one of my favorite things to do: sorting things (out). You can basically sort everything – the only thing is some people don’t know how to sort things or they even don’t know what sorting things means. When it comes to anything that has to do with documents I love those big folders. First important thing (can be used on many different things): label¬†the folder! The folder has a space on the side which allows you to put some information on – use it! My mom owns a labelling¬†machine – so I always create stickers¬†depending on whats inside. This will make your life so much easier if you’re looking for certain documents without going through many different folders. Yay!¬†Every folder should contain some sheet dividers – those are another thing to give this whole thing a structure.¬†Try to find a structure for all of your folders on your computer as well – especially if you have a lot of photos. I like to have a structure like this: Photos > Year (e.g. 2016) > Different Occasions (e.g. Trip to London, Moms Birthday, …).

Das Sortieren geh√∂rt wahrscheinlich zu einer meiner liebsten Dinge. Man kann so ziemlich alles sortieren – nur manche Menschen wissen glaube ich nicht wie man sortiert :P. Wenn es um Dokumente geht, dann nutze ich sehr gerne die gro√üen Ordner. Der erste Schritt: beschriftet die Au√üenseite des Ordners. Dies macht es zum einen einfacher die Dokumente wieder zu finden und ebenfalls zu wissen, was nachher in diesen Ordner eingeheftet wird. Es gibt Sticker-Maschinen die es euch noch einfacher machen die Ordner zu beschriften. Au√üerdem ist es wichtig Trennbl√§tter zwischen den verschiedenen Themengebieten zu haben. Diese sollten ebenfalls beschriftet werden ūüėČ Eine √§hnliche Struktur k√∂nnt ihr auch am PC verwenden, falls ihr eure Bilder sortieren m√∂chtet. Die Struktur die ich verwende sieht folgenderma√üen aus: Fotos > Jahr (z. B. 2016) > Verschiedenen Anl√§sse (z. B. Urlaub in London, Geburtstag von Mama, …).

printer

When we’re talking about sorting things, let’s say in a drawer, IKEA has some really cool products. I use this drawer divider which gives you a lot more space and a better overview of the products that you own – just a little inspiration for you.

Auch bei IKEA gibt es einige tolle Produkte, die es einem erleichtern die Schubladen zu sortieren. Ich benutze diesen Schubladenteiler – dieser hilft einem mehr Platz zu nutzen und besser zu sortieren.

ikea organisation

Stay focused

It’s almost impossible to do only one thing at a time nowadays. But what’s wrong about that? I am certainly not a fan of anything multitasking (ok, I have to admit that I am the worst at doing anything at the same time). But let’s just be real: if you focus on one thing you’re more likely to be more¬†efficient. I can highly recommend you to grab your phone, put the flightmode on, to set an alarm (depending on how much time you’ll need for your task) and put it far away from you. Your phone will tell you when you’re allowed to do a break or continue to do another task. During the time you’ll be focusing on that one task and you will probably finish it sooner because you only did one thing at a time. I always use this method when I am studying!

Es ist heutzutage fast unm√∂glich nur eine Sache zur selben Zeit zu machen. Aber was ist denn daran so schlimm? Ich bin definitiv nicht ein Fan von irgendwas das mit Multitasking zu tun hat (ok, ich muss zugeben, dass ich es auch einfach nicht kann :P). Aber seien wir mal ehrlich: wenn man sich auf eine Sache konzentriert arbeitet man viel Effizienter. Ich kann euch nur empfehlen, das ich eurer Handy nehmt, es auf Flugmodus schaltet, einen Wecker stellt (je nachdem wie lange ihr f√ľr die Aufgabe braucht) und es weit, weit weg legt. Euer Handy wird euch dann schon sagen, wann ihr wieder drauf schauen k√∂nnt und mit der Aufgabe fertig sein solltet. W√§hrend der Zeit werdet ihr euch aber garantiert besser auf eure Aufgabe konzentrieren k√∂nnen und vielleicht werdet ihr auch schneller schon fertig sein, als eigentlich geplant. Ich benutze diese Methode immer wenn ich lerne ;)!

time management

I could probably ramble on about this whole topic for a lot longer – but I hope I gave you some tips which will make your everyday life a little bit more organized ūüėČ

Ich k√∂nnte wahrscheinlich noch ewig √ľber dieses Thema sprechen – aber ich hoffe euch, dass diese Tipps schon mal hilfreich waren, um etwas organisierter durch’s Leben zu gehen ūüėČ

cute pencils

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2 Comments

  1. May 21, 2016 / 11:40 pm

    Wow – organizing goals! Thanks for the tips – I’m obsessed with my color-coded Google calendar but I’m going to try to use more lists.

    • May 25, 2016 / 12:42 pm

      Haha thank you Claire ūüôā

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